# HW Software Solutions UG (haftungsbeschränkt) > HW Software Solutions automatisiert Unternehmensprozesse mit KI: Prozessautomatisierung, KI-Integration in bestehende Abläufe und KI-Sprachagenten für die Telefonie. Automatisieren Sie, was Zeit frisst, und lassen Sie Ihr Team sich auf das Wichtige konzentrieren. Sie entscheiden, welche Schritte die KI übernimmt, und welche bei Ihnen bleiben. ## Leistungen - **Prozessautomatisierung mit KI** (Schwerpunkt): Wiederkehrende Aufgaben, Fristen und Routinearbeiten übernimmt die KI: Sie behält Vorgänge im Blick, erinnert rechtzeitig, erstellt Berichte und Unterlagen und überträgt Daten zwischen Systemen. - **KI in bestehende Abläufe einbauen**: Wir bauen KI genau dort ein, wo Sie schon arbeiten: in Ihr E-Mail-Programm, Ihr ERP- oder CRM-System oder Ihre gewohnten Office-Programme. Ihre Abläufe bleiben, wie sie sind. - **KI-Sprachagenten für Telefonie**: KI-Sprachagenten nehmen Anrufe entgegen (Inbound), führen Gespräche aktiv (Outbound) und fassen bei offenen Vorgängen telefonisch nach, in einem ganz natürlichen Gespräch. ## Beispiele für Prozessautomatisierung mit KI ### 1. Liegengebliebene Kundenanfrage Eine Kundenanfrage geht per Mail ein. Die KI erfasst sie und behält die Bearbeitung im Blick. Vergehen zwei Tage ohne Antwort, meldet sich die KI beim Mitarbeiter, und bleibt die Reaktion weiter aus, informiert sie den Vorgesetzten. So bleibt keine Anfrage liegen. ### 2. Rechtzeitige Zuarbeiten vor dem Stichtag Eine Arbeit muss zu einem festen Termin fertig sein, doch dafür sind Zuarbeiten von mehreren Beteiligten nötig, die rechtzeitig angestoßen werden müssen. Im hektischen Tagesgeschäft denkt niemand ständig rückwärts vom Stichtag her, und so fällt erst spät auf, dass längst etwas hätte in Gang gesetzt werden müssen. Die KI behält den Termin und alle nötigen Zuarbeiten im Blick, erkennt frühzeitig, was noch fehlt, und erinnert daran, solange noch Zeit bleibt. So wird die Arbeit rechtzeitig fertig, statt auf den letzten Drücker, und die KI wird zum hilfreichen Assistenten im Alltag. ### 3. Präsentationen in Sekundenschnelle Eine Präsentation muss her, und normalerweise heißt das: Stunden mit dem Sortieren von Inhalten, dem Bauen von Folien und der Suche nach der richtigen Form. Die KI übernimmt genau das. Aus Ihren Stichpunkten oder vorhandenen Unterlagen erstellt sie in Sekunden eine fertige, ansprechend gestaltete Präsentation, die Sie nur noch verfeinern müssen. So bleibt Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: den Inhalt und Ihren Auftritt. ### 4. Dokumentation und Schulungsunterlagen Abläufe müssen dokumentiert, Wissen festgehalten und Schulungsunterlagen erstellt werden, Aufgaben, die viel Zeit kosten und im Alltag oft liegen bleiben. Die KI erstellt aus Ihrem vorhandenen Wissen, aus Dokumenten, Abläufen und Notizen, verständliche Dokumentationen und Schulungsunterlagen, und hält sie auf dem aktuellen Stand. So bleibt das Wissen Ihres Unternehmens festgehalten, griffbereit und einheitlich aufbereitet, statt in den Köpfen Einzelner verborgen. ### 5. Wiederkehrende Berichte Monats- und Wochenberichte müssen regelmäßig erstellt werden, und jedes Mal trägt jemand mühsam Zahlen aus verschiedenen Quellen zusammen, eine wiederkehrende Arbeit, die Stunden verschlingt. Die KI übernimmt das: Sie sammelt die nötigen Daten, bereitet sie auf und erstellt den fertigen Bericht, pünktlich und in einheitlicher Form. So steht die Auswertung bereit, ohne dass jemand Zeit damit verliert. ### 6. Datenübertragung zwischen Systemen Daten von einem System ins nächste zu übertragen gehört zu den undankbarsten Aufgaben im Alltag, stures Abtippen, das Zeit kostet und bei dem sich leicht Fehler einschleichen. Die KI übernimmt diese Übertragung zuverlässig und genau, sodass Ihre Systeme stets dieselben Daten kennen, ganz ohne manuelles Nacharbeiten. ## KI in bestehende Abläufe einbauen Viele Unternehmen denken bei KI an ein großes Projekt mit neuer Software und langer Umstellung. Das ist nicht so. Wir bauen KI genau dort ein, wo Sie schon arbeiten: in Ihr E-Mail-Programm, Ihr ERP- oder CRM-System oder Ihre gewohnten Office-Programme. Ihre Abläufe bleiben, wie sie sind, nur an den richtigen Stellen hilft Ihnen die KI. Sie fasst Mails zusammen und bereitet Antworten vor, erstellt aus Ihren Unterlagen verständliche Dokumentationen und macht aus ein paar Stichpunkten in Sekunden eine fertige Präsentation. So profitieren Sie sofort, ohne dass sich Ihr Team umgewöhnen muss. ## Beispiele für KI-Sprachagenten ### 1. Nie wieder verpasste Anrufe Gerade in kleinen Unternehmen ist nicht immer jemand am Telefon: Man ist beim Kunden, in der Werkstatt oder schon im Feierabend. Wer dann anruft, landet auf dem Anrufbeantworter oder in einem klassischen Telefonmenü mit „Drücken Sie die 1 für dies, die 2 für das“, und legt oft genervt auf. Der KI-Sprachagent ist da anders. Er nimmt jeden Anruf entgegen und führt ein ganz natürliches Gespräch, so als würde ein freundlicher Mitarbeiter rangehen. Er versteht das Anliegen, stellt passende Rückfragen und legt alles sauber im System ab, damit Sie direkt wissen, worum es geht. So wirkt Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar, ohne dass Sie das Telefon ständig besetzen müssen. Neugierig geworden? Dann rufen Sie uns einfach an unter +49 (511) 515 211 33 und erleben Sie selbst, wie natürlich sich ein Gespräch mit unserem KI-Sprachagenten anfühlt. ### 2. Nachfassen bei Angeboten Gerade in kleinen Unternehmen ist das Angebot schnell geschrieben, aber dann holt einen das Tagesgeschäft ein. Zum Nachfassen kommt niemand, und der Auftrag geht womöglich an die Konkurrenz. Der KI-Sprachagent behält offene Angebote im Blick und ruft nach einer festgelegten Zeit beim Kunden an. Er führt ein ganz natürliches Gespräch, fragt freundlich nach dem Stand, klärt offene Fragen und nimmt Einwände auf. Das Ergebnis landet direkt bei Ihnen. So bleibt kein Angebot liegen, und Sie können sich auf die Kunden konzentrieren, die kurz vor dem Abschluss stehen. ### 3. Terminvereinbarung am Telefon In kleinen Unternehmen kostet die Terminabsprache oft mehr Zeit als gedacht: Rückrufe, Kalender checken, wieder zurückrufen. Und während man selbst beim Kunden ist, kann niemand einen Termin vergeben. Der KI-Sprachagent übernimmt das. Im natürlichen Gespräch schaut er live in Ihren Kalender, schlägt freie Zeiten vor und trägt den Termin direkt ein, mit Bestätigung für den Kunden. So sind Termine jederzeit in wenigen Minuten vereinbart, ohne dass Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen. Neugierig geworden? Dann vereinbaren Sie einen Termin mit uns unter +49 (511) 515 211 33 und erleben Sie selbst, wie einfach das mit unserem KI-Sprachagenten geht. ### 4. Nachfassen nach Mailing-Aktionen Ein Mailing ist schnell verschickt, aber die meisten Empfänger lesen es kurz und vergessen es dann wieder. Jeden einzelnen anzurufen schafft gerade ein kleines Unternehmen kaum. Der KI-Sprachagent übernimmt das: Ein paar Tage nach dem Mailing ruft er die Empfänger an, fragt in einem ganz natürlichen Gespräch, ob das Angebot interessant ist, und beantwortet erste Fragen. Interessenten meldet er direkt an Sie weiter, auf Wunsch gleich mit einem vereinbarten Termin. So wird aus einem Mailing echte Resonanz, und Sie sprechen nur noch mit den Kontakten, die wirklich interessiert sind. ## Ihre Daten bleiben geschützt Wer KI im Unternehmen einsetzt, fragt sich zu Recht, was mit den eigenen Daten und denen der Kunden passiert. Deshalb steht Datenschutz bei uns von Anfang an mit auf dem Plan. Wir setzen unsere Lösungen DSGVO-konform um, verarbeiten nur die Daten, die wirklich nötig sind, und legen gemeinsam mit Ihnen fest, worauf die KI zugreifen darf und worauf nicht. Auf Wunsch laufen unsere Lösungen vollständig auf Servern in Deutschland oder der EU, oder sogar direkt bei Ihnen vor Ort. Bei Telefonaten wissen Ihre Anrufer, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. So nutzen Sie die Vorteile der KI, ohne beim Datenschutz Kompromisse einzugehen. ## So arbeiten wir zusammen 1. **Kennenlernen**: In einem kostenlosen telefonischen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Abläufe an und finden heraus, wo die KI Ihnen Zeit spart und wo sie Ihre Prozesse verbessern kann. 2. **Konzept**: Wir zeigen Ihnen konkret, wo die KI Ihre Abläufe vereinfacht, unterstützt und verbessert, mit klarem Aufwand und Nutzen. 3. **Umsetzung**: Wir richten die Lösung ein, binden sie an Ihre bestehenden Systeme an und testen sie gemeinsam mit Ihnen im Alltag. 4. **Begleitung**: Auch nach dem Start sind wir für Sie da, passen die Lösung an und entwickeln sie mit Ihnen weiter. ## Über uns Hinter HW Software Solutions steht Joscha Weiße, Initiator und Geschäftsführer von HWS. Seit über 30 Jahren entwickelt er Software und hat erlebt, wie viel Zeit in Unternehmen für Routinearbeit, Nachhaken und Abstimmung verloren geht. Mit künstlicher Intelligenz gibt es dafür endlich das passende Werkzeug. KI kann Abläufe im Blick behalten, Informationen zusammentragen und Aufgaben anstoßen, ohne dass jemand ständig daran denken muss. > „Heute haben wir mit KI ein Tool für die Aufgaben von morgen, und morgen ist eigentlich schon heute.“ (Joscha Weiße) Genau darum geht es bei HWS: KI dort einzusetzen, wo sie Ihrem Team spürbar Arbeit abnimmt, eingebunden in Ihre bestehenden Abläufe. Sie entscheiden, welche Schritte die KI übernimmt, und welche bei Ihnen bleiben. ## Häufige Fragen ### Was macht HW Software Solutions? HW Software Solutions automatisiert Prozesse in Unternehmen mit KI. Schwerpunkt ist die Prozessautomatisierung: Die KI übernimmt Aufgaben, die im Alltag Zeit kosten, etwa das Nachhalten von Kundenanfragen, das Erstellen von Berichten oder die Datenübertragung zwischen Systemen. Außerdem bauen wir KI in bestehende Abläufe ein und setzen KI-Sprachagenten für die Telefonie um. ### Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren? Typische Beispiele sind das Nachhalten von Kundenanfragen per Mail, das rechtzeitige Anstoßen von Zuarbeiten vor Stichtagen, das Erstellen von Präsentationen, Dokumentationen und Schulungsunterlagen, wiederkehrende Wochen- und Monatsberichte sowie die Übertragung von Daten zwischen Systemen. ### Behalte ich die Kontrolle darüber, was die KI tut? Ja. Sie entscheiden, welche Schritte die KI übernimmt und welche bei Ihnen bleiben. Die KI unterstützt Ihr Team, damit es sich auf das Wichtige konzentrieren kann. ### Was ist ein KI-Sprachagent für die Telefonie? Ein KI-Sprachagent führt Telefongespräche in natürlicher Sprache, ganz ohne Tastenmenü. Er nimmt eingehende Anrufe an, versteht das Anliegen und legt es im System ab (Inbound). Außerdem ruft er selbst an (Outbound), etwa um bei offenen Angeboten oder nach Mailing-Aktionen nachzufassen, und vereinbart Termine direkt in Ihrem Kalender. ### Was passiert mit meinen Daten? Wir setzen unsere Lösungen DSGVO-konform um, verarbeiten nur die Daten, die wirklich nötig sind, und legen gemeinsam mit Ihnen fest, worauf die KI zugreifen darf. Auf Wunsch laufen die Lösungen vollständig auf Servern in Deutschland oder der EU, oder sogar direkt bei Ihnen vor Ort. Bei Telefonaten wissen Ihre Anrufer, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. ### Wer steckt hinter HW Software Solutions? Initiator und Geschäftsführer von HW Software Solutions ist Joscha Weiße. Er bringt über 30 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung mit und sieht in KI das Werkzeug von heute für die Aufgaben von morgen. Sitz des Unternehmens ist Wunstorf bei Hannover. ### Muss ich meine bestehenden Systeme ersetzen? Nein. Wir bauen KI dort ein, wo Sie schon arbeiten, etwa in Ihr E-Mail-Programm, Ihr ERP- oder CRM-System oder Ihre Office-Programme, und verbinden die Systeme, die Sie bereits nutzen. Ihr Team muss sich nicht umgewöhnen. ### Wie läuft die Zusammenarbeit ab? In vier Schritten: Im kostenlosen telefonischen Erstgespräch lernen wir Ihre Abläufe kennen. Danach zeigen wir Ihnen im Konzept konkret, wo die KI hilft, mit klarem Aufwand und Nutzen. Anschließend richten wir die Lösung ein, binden sie an Ihre Systeme an und testen sie gemeinsam im Alltag. Auch nach dem Start begleiten wir Sie und entwickeln die Lösung weiter. ## Kontakt - Website: https://hws-solutions.com - E-Mail: info@hws-solutions.com - Telefon: +49 (511) 515 211 33 - Anschrift: Hagenburgerstr. 26, 31515 Wunstorf - Kontaktformular: https://hws-solutions.com/kontakt ## Seiten - [Startseite](https://hws-solutions.com/): Überblick und häufige Fragen - [Leistungen](https://hws-solutions.com/leistungen): alle Leistungen und Praxisbeispiele - [Über uns](https://hws-solutions.com/ueber-uns) - [Kontakt](https://hws-solutions.com/kontakt) - [Impressum](https://hws-solutions.com/impressum)